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El presente trabajo consiste en un estudio de caso descriptivo realizado en el Colegio Yurusti y la Fundación para el Desarrollo Académico de la Universidad Nacional (FUNDAUNA). Este estudio se enmarca en el paradigma cualitativo interpretativo, que se centra en comprender e interpretar la realidad a través de los significados, percepciones, interacciones y acciones de las personas involucradas. Este paradigma es especialmente adecuado para el estudio llevado a cabo en el Colegio Yurusti, donde la investigadora ha laborado por más de 14 años, lo cual permitió observar las acciones relacionadas con la gestión documental y obtener información directa de los participantes en su entorno. Además, se empleó un enfoque cualitativo, que se complementó con técnicas tanto cuantitativas como cualitativas. Esta combinación tuvo como objetivo enriquecer y fortalecer el desarrollo de la investigación, así como interpretar de manera más completa la realidad de ambas instituciones.
La investigación ha cumplido con éxito sus tres objetivos fundamentales. Se ha ofrecido una descripción minuciosa de cómo los procedimientos administrativos en la etapa de gestión han evolucionado a través de la innovación tecnológica en las instituciones estudiadas. Esta evolución ha sido impulsada por la introducción de nuevas herramientas, tecnologías y enfoques en la gestión de documentos, y ha tenido un impacto positivo en la eficiencia, seguridad y accesibilidad de la información. Adicionalmente, se ha establecido una vinculación clara entre estos procedimientos y el enfoque de innovación tecnológica implementado. Se ha demostrado cómo estos procedimientos se han adaptado y transformado para incorporar tecnologías digitales, herramientas de gestión y prácticas innovadoras. Asimismo, se han identificado los procedimientos específicos necesarios para lograr una implementación exitosa del fondo documental, proporcionando una descripción completa de los pasos esenciales, que abarcan desde el establecimiento de objetivos y la evaluación de opciones de software, hasta la capacitación del personal y la configuración del sistema.
Algunas de las líneas de investigación que se recomienda profundizar para la implementación de sistemas de gestión documental digital son: investigar las TIC, normativas y estándares, seguridad y privacidad, y gestión del cambio, para poder implementar sistemas de gestión documental digital eficientes y efectivos.
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