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La gestión de un convenio de cooperación implica diversas acciones que conllevan el interés de realizar objetivos, invertir recursos y armonizar acciones. Dichos compromisos son plasmados en los documentos de acuerdo.
Estos acuerdos revierten importancia dado que son instrumentos en los que se respalda cualquier eventual proyecto o actividad entre las partes que desean establecerlos. No son simples cartas, sino que implican responsabilidades jurídicas y financieras que asumen los estados o las organizaciones internacionales. Contar con un sistema de gestión adecuado de estos acuerdos permite a las organizaciones tener agilidad administrativa, facilitar acciones conjuntas e identificar sus resultados; además de servir como fuente de información para la planificación futura. Dada la relevancia de este tipo de documentos su adecuada gestión es indispensable.
El Instituto Interamericano de Derechos Humanos (IIDH), es una organización no gubernamental de carácter internacional con potestad para consolidar sus relaciones de cooperación mediante estos acuerdos. Sin embargo, se identificó que presentaba una situación difícil en cuanto al tratamiento de este tipo de documentación pues carecía de un sistema organizativo que unificara los documentos, para su registro físico o digital, ocasionando que la consulta y el seguimiento de los acuerdos fuera inexistente.
Con la intención de generar una respuesta a esta carencia institucional se propuso mediante una metodología práctica, que se explica en detalle en este informe, generar una herramienta para el registro y seguimiento de los acuerdos. Ambas, la metodología y la herramienta, se desarrollaron no solo para subsanar la problemática que presentaba el IIDH en este tema, sino como una buena práctica que pueda ser consultada como referencia por parte de las unidades u oficinas de administración y gestión de cooperación internacional de otras entidades de similar naturaleza.
Adicionalmente, se realizó una revisión de los antecedentes históricos sobre los derechos humanos, que constituye el área de trabajo del IIDH y se entrevistaron a algunas instituciones acerca de sus procedimientos de gestión dentro de su estructura operativa, que aportaron importantes insumos para enriquecer las observaciones y recomendaciones que se consideraron necesarias para la sostenibilidad de la herramienta dentro de la institución.
Es gracias a la disposición de varias personas que colaboraron en distintas etapas del proceso que el desarrollo de la práctica fue posible, por ello dedico un espacio de agradecimiento al especialista Ricardo Valverde y a Larissa Segura, quien fue supervisora de la práctica dirigida; igualmente, al señor Oscar Arce del Instituto Latinoamericano de las Naciones Unidas para la Prevención del Delito y el Tratamiento del Delincuente, a la señora Ileana Aguilar del Tribunal Supremo Electoral y a la señora Melissa Umaña del Instituto Tecnológico de Costa Rica.
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