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Con el propósito de mantenerse vigentes en los mercados modernos, las empresas deben de revisar y actualizar sus procesos de manera que estos reflejen la realidad de sus operaciones. El siglo XXI ha iniciado con grandes cambios en la forma en que el ser humano interactúa con su entorno. La llamada “cultura digital”, ligada al crecimiento de la internet ha transformado el escenario a medios virtuales. El reto de las empresas actuales es, por tanto, lograr transmitir a sus colaboradores los conocimientos que desarrollan, así como fomentar con ello un ambiente de innovación que permita generar y mantener ventajas competitivas para la compañía. El sistema de gestión de conocimiento es punto fundamental para esto, y debe estar alineado con los cambios que se están dando en la práctica.
A partir de teorías de autores como Michael Porter sobre la generación de ventajas competitivas y el modelo de gestión de conocimiento de Davenport, y con la aplicación de instrumentos como mapas conceptuales, entrevistas y diagramas de pescado, se procura en el presente análisis de caso cubrir los objetivos planteados y establecer recomendaciones para modernizar el sistema de gestión de la empresa HP Colombia S.A.S., específicamente para el área de procesos aduaneros, con el fin de que este no sea un simple repositorio de información y se convierta en una herramienta de interacción que anticipe desviaciones y genere nuevos conocimientos.
Los resultados de la aplicación de instrumentos reflejan áreas de oportunidad en la homologación de términos, así como alguna redundancia en procedimientos escritos y falta de indicadores para medir su efectividad, lo que sirve de base para una propuesta de simplificación de estructura de secciones y estandarización de términos, también la implementación de secciones que establezcan metas claras de desempeño y criterios de éxito que puedan ser monitoreados. Otro factor clave identificado es el de transmisión de conocimiento, por lo que se sugiere crear un currículo educativo que abarque las bases que los participantes del proceso deben tener para una adecuada ejecución de sus funciones, el cual se recomienda sea documentado dentro del control de cada procedimiento.
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